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Geschäftsordnung des Aufsichtsrats

 

Der Aufsichtsrat der TRATON SE (die Gesellschaft, die Gesellschaft zusammen mit den unmittelbar und mittelbar von ihr abhängigen Gesellschaften (Tochtergesellschaften) die TRATON Gruppe) hat sich am 20. Dezember 2018 (zuletzt geändert am 16. September 2020) gemäß § 14 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft die folgende Geschäftsordnung gegeben.

  • (1) Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand regelmäßig bei der Leitung der Gesellschaft.


    (2) Der Aufsichtsrat führt seine Geschäfte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und dieser Geschäftsordnung. Die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (sofern anwendbar) werden gemäß der jeweils geltenden Entsprechenserklärung von Vorstand und Aufsichtsrat nach § 161 AktG beachtet.


  • (1) Zur Wahl als Mitglied des Aufsichtsrats sollen in der Regel nur Personen vorgeschlagen werden, die zum Zeitpunkt der Wahl das 75. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.


    (2) Bestellungen für Mitglieder des Vorstands enden (in der Regel) mit Vollendung des 65. Lebensjahres. Eine Verlängerung um maximal drei weitere Jahre ist möglich.


  • (1) Unmittelbar nach seiner Neuwahl wählt der Aufsichtsrat in einer konstituierenden Sitzung, die im Anschluss an die ordentliche Hauptversammlung stattfindet, aus seinerMitte einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung der Gesellschaft sowie einer nach Maßgabe des SE-Beteiligungsgesetzes geschlossenen Vereinbarung.


    (2) Der Stellvertreter des Vorsitzenden hat vorbehaltlich anderweitiger Regelungen in derSatzung der Gesellschaft oder dieser Geschäftsordnung in allen Fällen, in denen er beiVerhinderung des Vorsitzenden in dessen Stellvertretung handelt, die gleichen Rechte wie der Vorsitzende.


  • Ergänzend zu den in der Satzung der Gesellschaft geregelten Zustimmungsvorbehalten bedürfen die in der Geschäftsordnung für den Vorstand vorgesehenen Maßnahmen und Geschäfte der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat kann durch Beschluss weitere Arten von Geschäften von seiner Zustimmung abhängig machen. Er kann seine Zustimmung zu bestimmten Arten von Geschäften widerruflich allgemein oder für den Fall, dass das einzelne Geschäft bestimmten Anforderungen genügt, im Voraus erteilen.


  • (1) Der Aufsichtsrat muss zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr abhalten. Weitere Sitzungen sind anzuberaumen, wenn dies im Gesellschaftsinteresse erforderlich ist oder wenn die Anberaumung der Sitzung von einem Aufsichtsratsmitglied oder vom Vorstand unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragt wird. Der Antrag ist an den Aufsichtsratsvorsitzenden zu richten.


    (2) Die Einberufung der Sitzungen des Aufsichtsrats erfolgt durch den Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von mindestens vierzehn Tagen. Die Einberufung kann schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher Telekommunikationsmittel erfolgen. In dringenden Fällen kann der Vorsitzende die Frist verkürzen und die Sitzung mündlich oder fernmündlich einberufen.


    (3) Mit der Einberufung sind die Gegenstände der Tagesordnung mit Beschlussvorschlägen mitzuteilen. Die zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung erforderlichen Unterlagen sind den Aufsichtsratsmitgliedern möglichst frühzeitig zu übersenden. Wurde ein Tagesordnungspunkt nicht ordnungsgemäß angekündigt, so darf hierüber nur beschlossen werden, wenn keines der anwesenden Aufsichtsratsmitglieder der Beschlussfassung widerspricht und den abwesenden Aufsichtsratsmitgliedern Gelegenheit gegeben wird, binnen einer vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu bestimmenden angemessenen Frist schriftlich, mündlich, fernmündlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher Kommunikationsmittel der Beschlussfassung zu widersprechen oder ihre Stimme schriftlich abzugeben. Der Beschluss wird wirksam, wenn keines der abwesenden Mitglieder innerhalb der vorgenannten Frist widersprochen hat. Telefonisch oder mittels elektronischer Kommunikationsmittel zugeschaltete Mitglieder des Aufsichtsrats gelten als anwesend.


    (4) Jeder von einem Aufsichtsratsmitglied spätestens drei Kalendertage vor der Sitzung bei dem Vorsitzenden gestellte Antrag ist in die Tagesordnung aufzunehmen. Der Vorsitzende hat die Ergänzungen der Tagesordnung unverzüglich sämtlichen Aufsichtsratsmitgliedern mitzuteilen.


    (5) Im Anschluss an die Hauptversammlung, in der Aufsichtsratsmitglieder der Aktionäre gewählt worden sind, findet eine konstituierende Sitzung statt. Für die konstituierende Aufsichtsratssitzung bedarf es keiner besonderen Einladung. Soweit in dieser Sitzung Beschlüsse über die Wahl des Aufsichtsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters sowie über die Errichtung und Besetzung von Ausschüssen zu fassen sind, ist die Mitteilung einer Tagesordnung nicht erforderlich.


    (6) Der Vorsitzende des Aufsichtsrats leitet die Sitzung des Aufsichtsrats. Er bestimmt die Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände sowie die Art und Reihenfolge der Abstimmungen.


    (7) Die Sitzungssprache ist Deutsch mit Simultanübersetzung in die englische Sprache sowie, falls einzelne Mitglieder weder der deutschen noch der englischen Sprache mächtig sind, in deren jeweilige Landessprache. Die verbindliche Einladung erfolgt auf Deutsch mit englischer Übersetzung. Die sonstigen Sitzungsunterlagen und für die Sitzung relevanten Dokumente und Dateien werden in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung gestellt.


    (8) An den Sitzungen des Aufsichtsrats nehmen die Vorstandsmitglieder teil, es sei denn, der Vorsitzende des Aufsichtsrats trifft eine abweichende Anordnung oder der Ausschluss der Teilnahme wird von mindestens der Hälfte der Mitglieder des Aufsichtsrats verlangt.


  • (1) Beschlüsse des Aufsichtsrats werden in der Regel in Präsenzsitzungen gefasst. Es ist jedoch, vorbehaltlich einer entsprechenden Festlegung durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, zulässig, Sitzungen des Aufsichtsrats in Form einer Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten oder einzelne Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Videoübertragung oder telefonisch zuzuschalten und in diesen Fällen auch die Beschlussfassung oder Stimmabgabe per Videokonferenz bzw. Videoübertragung oder telefonisch vorzunehmen. Abwesende bzw. nicht an der Konferenzschaltung teilnehmende oder zugeschaltete Aufsichtsratsmitglieder können auch dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen. Darüber hinaus können sie ihre Stimme auch im Vorfeld der Sitzung, während der Sitzung oder nachträglich innerhalb einer vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu bestimmenden angemessenen Frist auch mündlich, fernmündlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger gebräuchlicher Kommunikationsmittel abgeben. Ein Recht zum Widerspruch gegen die vom Vorsitzenden angeordnete Form der Beschlussfassung besteht nicht.


    (2) Beschlussfassungen können auch außerhalb von Sitzungen (im Sinne von Abs. 1) schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder mittels sonstiger vergleichbarer Kommunikationsmittel sowie in Kombination der vorgenannten Formen erfolgen, wenn der Vorsitzende des Aufsichtsrats dies unter Beachtung einer angemessenen Frist anordnet oder sich alle Aufsichtsratsmitglieder an der Beschlussfassung beteiligen. Mitglieder, die sich bei der Beschlussfassung der Stimme enthalten, nehmen in diesem Sinne an der Beschlussfassung teil. Ein Recht zum Widerspruch gegen die vom Vorsitzenden angeordnete Form der Beschlussfassung besteht nicht.


    (3) Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder, aus denen er insgesamt zu bestehen hat, an der Beschlussfassung teilnimmt. Abwesende bzw. nicht telefonisch oder über elektronische Kommunikationsmittel (insbesondere Videokonferenz) teilnehmende oder zugeschaltete Aufsichtsratsmitglieder, die nach Maßgabe von Abs. 1 bzw. 2 ihre Stimme abgeben, sowie Mitglieder, die sich bei der Beschlussfassung der Stimme enthalten, nehmen in diesem Sinne an der Beschlussfassung teil.


    (4) Beschlüsse des Aufsichtsrats werden, soweit das Gesetz nicht zwingend etwas anderes bestimmt, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Stimmenthaltungen gelten in diesem Sinne nicht als abgegebene Stimmen. Ergibt eine Abstimmung im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, gibt die Stimme des Aufsichtsratsvorsitzenden den Ausschlag. Ist der Stellvertreter des Aufsichtsratsvorsitzenden Mitglied der Arbeitnehmer, gibt dessen Stimme im Falle der Verhinderung des Aufsichtsratsvorsitzenden bei Stimmengleichheit nicht den Ausschlag.


  • Über die Sitzungen des Aufsichtsrats (im Sinne von § 6 Abs. 1) sowie über in diesen Sitzungen verabschiedete Beschlüsse sind Niederschriften zu fertigen, die vom Vorsitzenden zu unterzeichnen und allen Mitgliedern des Aufsichtsrats zur Kenntnis zu bringen sind. Eine Niederschrift gilt als genehmigt, wenn kein Mitglied des Aufsichtsrats in der nächsten, dem Zugang der Niederschrift folgenden Sitzung widerspricht. Beschlüsse außerhalb von Sitzungen (im Sinne von § 6 Abs. 2) werden vom Vorsitzenden schriftlich festgehalten, unterzeichnet und allen Aufsichtsratsmitgliedern zugeleitet.


  • (1) Der Aufsichtsrat bildet aus seiner Mitte einen Präsidialausschuss (Präsidium), einen Nominierungsausschuss und einen Prüfungsausschuss. Der Aufsichtsrat kann aus seiner Mitte zudem weitere Ausschüsse bilden. Diese Ausschüsse sind, mit Ausnahme des Nominierungsausschusses, paritätisch zu besetzen, wobei als Vorsitzender stets ein Vertreter der Anteilseigner und als stellvertretender Vorsitzender stets ein Vertreter der Arbeitnehmer zu bestimmen ist.


    (2) Aufgaben und Zuständigkeiten der Ausschüsse können durch Beschluss des Gesamtaufsichtsrats in Geschäftsordnungen für die Ausschüsse geregelt werden. Im Übrigen gelten die für den Aufsichtsrat geltenden Bestimmungen der Satzung und dieser Geschäftsordnung für Aufsichtsratsausschüsse entsprechend, sofern nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen oder nachfolgend Abweichendes bestimmt ist.


    (3) Ein Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen.


    (4) Gehört der Aufsichtsratsvorsitzende einem Ausschuss an und ergibt eine Abstimmung im Ausschuss Stimmengleichheit, so hat er bei einer erneuten Abstimmung über denselben Gegenstand, wenn auch diese Stimmengleichheit ergibt, zwei Stimmen. Anderenfalls gilt im Fall der Stimmengleichheit bei einer Abstimmung im Ausschuss das Vorstehende entsprechend mit der Maßgabe, dass das Mehrstimmrecht dem Ausschussvorsitzenden zusteht. Ist der Stellvertreter des Aufsichtsratsvorsitzenden in Satz 1 oder des Ausschussvorsitzenden in Satz 2 Mitglied der Arbeitnehmer, gibt dessen Stimme im Falle der Verhinderung des Aufsichtsrats- oder Ausschussvorsitzenden bei Stimmengleichheit nicht den Ausschlag.


    (5) Über die Arbeit und die Ergebnisse der Beratungen in den Ausschüssen ist dem Aufsichtsrat regelmäßig zu berichten.


  • (1) Der Aufsichtsrat bildet einen Präsidialausschuss (Präsidium). Dieser besteht aus dem Aufsichtsratsvorsitzenden, seinem Stellvertreter und jeweils zwei Mitgliedern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer. Der Aufsichtsratsvorsitzende hat den Vorsitz.


    (2) Der Präsidialausschuss hat folgende Aufgaben:

    (i) Vorbereitung der Sitzungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats, insbesondere Vorbereitung von Beschlussvorschlägen zur Bestellung oder Abberufung von Vorstandsmitgliedern sowie zu den Anstellungsverträgen der Vorstandsmitglieder, der Gesamtvergütung und zum Vergütungssystem;"
    (ii) Unterstützung und Beratung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats;
    (iii) Beschlussfassung über die Zustimmung zur Ausübung von Nebentätigkeiten durch Mitglieder des Vorstands, insbesondere gemäß § 88 Abs.1 AktG. Das Präsidium entscheidet dabei insbesondere auch über die Zustimmung zur Übernahme von Aufsichtsratsmandaten außerhalb des Volkswagen Konzerns. Dabei darf das Präsidium der Übernahme von Aufsichtsratsmandaten bei Unternehmen außerhalb des Volkswagen Konzerns zustimmen, wenn die Übernahme auch im Interesse der TRATON SE ist; in diesem Fall ist die Vergütung, die das Vorstandsmitglied für ein Aufsichtsratsmandat bei einem Unternehmen erhält, das nicht dem Volkswagen Konzern angehört (unabhängig davon, ob an ihm auch ein Unternehmen des Volkswagen Konzerns beteiligt ist), nicht auf die Vergütung anzurechnen, die das Vorstandsmitglied von der TRATON SE für seine Vorstandstätigkeit erhält; das Aufsichtsratsplenum kann eine abweichende Entscheidung über die Anrechnung treffen;

    (iv) Beschlussfassung über Kreditgewährungen im Sinne der § 89 und §115 AktG;

    (v) Beschlussfassung über die Zustimmung zu Verträgen der Gesellschaft mit Mitgliedern des Aufsichtsrats;

    (vi) Ausübung der in § 5 Abs. 1 der Geschäftsordnung für den Vorstand festgelegten Zustimmungsvorbehalte bis zu einer Wertgrenze von EUR 300 Mio. Hiervon ausgenommen ist die Ausübung der Zustimmungsvorbehalte in § 5 Abs. 1 (i) der Geschäftsordnung für den Vorstand (Jährliche Unternehmensplanung im Rahmen einer Planungsrundensystematik) sowie in § 5 Abs. 1 (iii) der Geschäftsordnung für den Vorstand (Errichtung und Verlegung von Produktionsstätten), über die immer der gesamte Aufsichtsrat zu entscheiden hat;

    (vii) Entscheidung über den Aufschub der Offenlegung von Insiderinformationen gemäß Art. 17 Abs. 4 der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 vom 16. April 2014 (Marktmissbrauchsverordnung), soweit der Aufsichtsrat für den Gegenstand der Insiderinformationen originär zuständig ist;

    (viii) Gemeinsam mit dem Vorstandsvorsitzenden Erstellung einer langfristigen Nachfolgeplanung für den Vorstand.


    (3) Die dem Präsidium angehörenden Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner bilden den Nominierungsausschuss des Aufsichtsrates. Dieser identifiziert Kandidaten für Aufsichtsratsmandate, die bestmöglich die Eignungskriterien erfüllen und zur Übernahme eines Mandats bereit sind, und schlägt dem Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung vor. Der Vorsitzende kann weitere Mitglieder der Anteilseigner beratend hinzuziehen. Der Nominierungsausschuss erarbeitet die Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats, sofern dies nicht durch den Gesamtaufsichtsrat erfolgt.


    (4) Der Aufsichtsrat kann dem Präsidium weitere Aufgaben und Rechte übertragen.


  • (1) Der Aufsichtsrat bildet einen Prüfungsausschuss. Diesem gehören je drei Mitglieder der Anteilseigner und der Arbeitnehmer an. Der Vorsitzende wird auf Vorschlag der Aktionärsvertreter gewählt.


    (2) Der Prüfungsausschuss ist insbesondere zuständig für die folgenden Angelegenheiten:

    (i) Vorbereitung der Entscheidung des Aufsichtsrats über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses;
    (ii) die Überwachung und Integrität des Rechnungslegungsprozesses, die Überwachung der Rechnungslegung, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, des internen Revisionssystems sowie die Befassung mit Fragen der Compliance;
    (iii) Vorbereitung der Entscheidung des Aufsichtsrats und Unterbreitung einer begründeten Empfehlung für die Wahl des Abschlussprüfers. Der Prüfungsausschuss überwacht die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und befasst sich darüber hinaus mit den von ihm zusätzlich erbrachten Leistungen, mit der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung.


    (3) Insbesondere wird der Prüfungsausschuss vor Unterbreitung des Wahlvorschlags für den Abschlussprüfer bei der Hauptversammlung eine Erklärung des vorgeschlagenen Prüfers einholen, ob und ggf. welche geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen dem Prüfer und seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und der Gesellschaft und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit begründen können. Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im vorausgegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für die Gesellschaft, insbesondere auf dem Beratungssektor, erbracht wurden beziehungsweise für das folgende Jahr vertraglich vereinbart sind.


    (4) Der Prüfungsausschuss erörtert die Halbjahres- und etwaige Quartalsfinanzberichte vor ihrer Veröffentlichung mit dem Vorstand.


    (5) Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses soll unabhängig sein und über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Weder der Aufsichtsratsvorsitzende noch ein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft, dessen Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete, soll Vorsitzender des Prüfungsausschusses sein.


    (6) Der Prüfungsausschuss ist ermächtigt, Leitlinien für den Umgang mit Nicht-Abschlussprüfungsleistungen des Abschlussprüfers im TRATON-Konzern zu erlassen. Die Erbringung von solchen Nicht-Abschlussprüfungsleistungen bedarf der vorherigen Zustimmung des Prüfungsausschusses, soweit und sofern diese Entscheidung nicht entsprechend der genannten Leitlinien delegiert wird.


    (7) Der Prüfungsausschuss beurteilt regelmäßig mindestens alle zwei Jahre die Qualität der Abschlussprüfung.


  • (1) Die Aufsichtsratsmitglieder sind ausschließlich dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Sie dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die der Gesellschaft oder einer ihrer Tochtergesellschaften zustehen, für sich oder Dritte nutzen. Jedes Aufsichtsratsmitglied ist verpflichtet, Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber offenzulegen.


    (2) Der Aufsichtsrat informiert in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen.


    (3) Aufsichtsratsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben. Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit der Gesellschaft bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats.


  • (1) Sofern der Deutsche Corporate Governance Kodex auf die TRATON SE Anwendung findet, sind Abweichungen von der aktuellen Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex durch einzelne Aufsichtsratsmitglieder von dem betroffenen Mitglied möglichst umgehend gegenüber dem Aufsichtsratsvorsitzenden offen zu legen. Der Aufsichtsratsvorsitzende informiert hierüber das Präsidium und den Aufsichtsrat.


    (2) Über Abweichungen von der aktuellen Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex (sofern anwendbar) durch den Aufsichtsrat oder einzelne Aufsichtsratsmitglieder wird der Aufsichtsratsvorsitzende jeweils unverzüglich den Vorsitzenden des Vorstands informieren.


  • (1) Die Aufsichtsratsmitglieder haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen durch ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Sie sind insbesondere zur Verschwiegenheit über erhaltene vertrauliche Berichte und vertrauliche Beratungen verpflichtet. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht auch nach Beendigung des Amts als Aufsichtsratsmitglied.


    (2) Die Aufsichtsratsmitglieder sind bei einem Ausscheiden aus dem Amt verpflichtet, sämtliche Unterlagen, die sich auf Angelegenheiten der Gesellschaft beziehen und sich in ihrem Besitz befinden, unverzüglich an die Gesellschaft zu übergeben.


    (3) Die Mitglieder des Aufsichtsrats stellen sicher, dass die von ihnen zur Unterstützung einbezogenen Mitarbeiter die Verschwiegenheitspflicht in gleicher Weise einhalten.


  • Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig, mindestens alle zwei Jahre, wie wirksam der Aufsichtsrat insgesamt und seine Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen. Gegenstand der Selbstbeurteilung sind neben vom Aufsichtsrat festzulegenden qualitativen Kriterien insbesondere die Verfahrensabläufe im Aufsichtsrat und der Informationsfluss zwischen den Ausschüssen und dem Plenum sowie die rechtzeitige und inhaltlich ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats.


  • Diese Geschäftsordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.